TECA Oy tietosuojaseloste

Päivitetty 3.7.2018

Johdanto

Henkilötietojesi huolellinen ja varovainen käsittely on meille TECA Oy:ssa tärkeää. Käsittelemme henkilötietojasi noudattaen tietosuojalainsäädäntöä sekä hyvää tiedonhallinta- ja käsittelytapaa.

Käsittelemämme tiedot voidaan jakaa: käyttäjän antamiin, verkkopalveluiden käytöstä havainnoituihin ja analytiikan avulla johdettuihin tietoihin.

Käytämme tietoja palveluiden toimittamiseen ja personointiin, asiakaspalveluun sekä osuvamman mainonnan näyttämiseen.

Huomaathan, että verkkosivustomme voivat sisältää linkkejä muiden yhtiöiden sivuille tai palveluihin, joilla on TECA Oy:sta erilliset, omat tietosuojakäytäntönsä. Tällaisissa tilanteissa suosittelemme tutustumaan kyseessä olevien kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöihin.

Tietosuojakäytäntömme voivat hieman muuttua kehittäessämme palveluja tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasaiset tiedot käytännöistämme löydät tältä sivustolta.

Lisätietoja:

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä aina tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä perusperiaatteita:

• henkilötiedot on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi (”lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys”)
• henkilötiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla (”käyttötarkoitussidonnaisuus”)
• henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (”tietojen minimointi”)
• henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä (”täsmällisyys”)
• henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten (”säilytyksen rajoittaminen”)
• henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia (”eheys ja luottamuksellisuus”).

Mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi voidaan käyttää tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen, pyyntöihisi ja kysymyksiisi vastaamiseen, sopimusten täytäntöönpanoon, tilausten käsittelyyn ja muiden vastaavien toimintojen täyttämiseen. Tietojasi käytetään myös TECA Oy:n riskienhallintaan sekä lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin perustuvien velvoitteiden hoitamiseen, kuten käyttäjien tunnistamiseen ja tietoturvasta huolehtimiseen sekä väärinkäytösten ehkäisyyn ja tutkintaan.

Käytämme henkilötietojasi myös asiakasviestintään. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle tiedotteita sekä muutosilmoituksia koskien tuotteitamme ja palveluitamme. Voimme käyttää henkilötietojasi tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja markkinatutkimuksiin luvallasi tai kun se on muuten sallittua. Lisäksi voimme käyttää henkilötietojasi myös kohdentaaksemme tuotteitamme ja palvelujamme sinulle esimerkiksi suosittelemalla tai näyttämällä kohdennettua sisältöä palvelussamme.

Luvallasi ja lain sallimissa puitteissa voimme yhdistää myös tietyn tuotteemme ja/tai palvelumme yhteydessä kerättyjä tietoja muiden tuotteidemme ja/tai palvelujemme yhteydessä kerättyihin tietoihin.

Mitä tietoja keräämme?

Rekisterimme sisältää TECA Oy:ssa asiakassuhteessa olevien henkilöiden henkilötietoja.

Keräämme sinusta muun muassa seuraavat henkilötiedot:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• digitaalisen tilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
• demografiatiedot, arvo tai ammatti ja äidinkieli
• asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot
• käyttäjän antamat profilointi- ja kiinnostustiedot
• luvat ja suostumukset
• kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
• muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

• palvelun ominaisuuksien käyttö- ja selaustiedot, mainokset jotka on näytetty sekä tiedot mainosten klikkaamisesta.
• sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt sivuillemme, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, internet-palveluntarjoaja, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
• havainnoidun, ei kirjautuneen, käyttäjän tunnisteena on tyypillisesti eväste tai muu vastaava tunniste.
• sijaintitiedot, kuten GPS:n tai WLAN-yhteyspisteiden tai matkapuhelinverkon tukiasemien avulla lasketut koordinaatit, mikäli käyttäjä on tätä varten antanut nimenomaisen luvan.
• seuraamme mitä tiedostoja käyttäjät lataavat sivustoiltamme. Tällä tiedolla pyrimme selvittämään, mikä tieto on sivustomme käyttäjille olennaisinta.
• tietyillä sivuilla käytämme erillisiä analyysiohjelmistoa analysoidaksemme verkkosivustomme rakennetta. Pystymme tarkastamaan, onko ihmisillä ongelmia verkkosivustolla siirtymisessä. Tämän ansiosta voimme parantaa rakennetta ja tarjota paremman kokemuksen vierailijoille
• muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot.

Miten keräämme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietosi ensisijaisesti suoraan sinulta joko suullisesti tai kirjallisesti. Ne voivat olla meidän itsemme tai kumppaneidemme meidän toimeksiannosta keräämiä tietoja.

Tiedot voivat olla myös käytössämme olevien palveluiden keräämiä. Lisäksi saamme tietoja viranomaisten pitämistä rekistereistä, luottotieto- ja asiakashäiriörekisteristä sekä muista luotettavista rekistereistä.

Voimme käyttää sivustoillamme evästeitä (laitteeseen tallennettuja pieniä tekstitiedostoja), jotta palvelumme toimisivat mahdollisimman hyvin.

Evästeiden käyttö:

Talletettava tieto tallennetaan evästeen eli ”cookien”, tai vastaavan tiedoston muodossa. Näin pystymme palvelemaan sinua paremmin. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka siirretään verkkosivustolta kiintolevyllesi tai selaimeesi, joka puolestaan voi tallentaa evästeen kiintolevyllesi.

Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan evästeiden tai muiden palvelun käyttöä kuvaavien tietojen tallentaminen käyttäjän päätelaitteelle ja näiden tietojen käyttö on sallittua palvelun tarjoajalle, jos käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa ja palvelun tarjoaja antaa käyttäjälle ymmärrettävät ja kattavat tiedot tallentamisen tai käytön tarkoituksesta.

TECA Oy voi käyttää evästeitä palaavien kävijöiden tunnistamiseen ja selvittää, missä järjestyksessä sivuja käytetään. Tavoitteena on mitata, miten tehokkaasti TECA Oy:n internetsivustot ovat esillä Internetissä. Evästeillä kerättävät tiedot yhdistetään ja koostetaan nimettöminä.

Evästeet kertovat sivustolla vierailun ajankohdan ja keston, sekä millä sivuilla kävit ja miltä sivustolta tulit sivustollemme. Ne kertovat myös Internet-palveluntarjoajasi. Tietojen avulla voimme mitata verkkosivuston liikennettä ja mukauttaa sivustoa toiveittesi mukaan. Tavoitteena on, että sivuston käyttö on nopeampaa ja hyödyllisempää. Koska tiedot kertovat miten ja milloin sivustoamme käytetään, voimme kehittää sivustoa jatkuvasti. Evästeitä käytetään ainoastaan niiden kiintolevylläsi olevien tietojen tarkastelemiseen, jotka verkkosivusto on tallentanut. Emme kerää evästeillä henkilötietoja, kuten nimiä tai sähköpostiosoitteita.

Käytämme istuntokohtaisia ja pysyviä evästeitä. Istuntokohtaiset evästeet ovat olemassa vain istunnon eli yhden asiointikerran ajan, ja ne poistetaan automaattisesti, kun selain suljetaan. Pysyvät evästeet ovat olemassa määräajan, ja ne jäävät tietokoneelle myös istunnon loppumisen jälkeen, ellet itse poista niitä sitä ennen.

Evästeet eivät vahingoita laitettasi tai tiedostojasi.

Evästeiden käyttöä voit säädellä esimerkiksi selaimien hallintotoiminnoista. Lisätietoja evästeistä on kunkin selaimen tietosuoja- tai ohjedokumentaatiossa.

• Internet Explorer™
• Chrome™
• Firefox™
• Opera™
• Safari™

Evästeiden käyttö voi muuttua verkkoteknologian jatkuvan kehittymisen vuoksi. Seuraavan luettelon avulla pyrimme tarjoamaan tietoja evästeiden käyttötarkoituksistamme:

Evästetaulukko +

Google Analytics

Tällä verkkosivustolla käytetään Google Analyticsia, joka on Google Inc:n ("Google") ylläpitämä verkkoanalyysipalvelu. Jotta Google Analytics voi analysoida verkkosivun käyttöä, se asettaa tietokoneeseen evästeitä (tekstitiedostoja). Evästeeseen lisätyt tiedot (kuten IP-osoite) välitetään Googlelle ja tallennetaan Googlen palvelimille Yhdysvaltoihin, kun käytät verkkosivustoa. Tietojen avulla Google arvioi verkkosivuston käyttöä, koostaa käyttöraportteja verkkosivuston omistajalle sekä tarjoaa muita palveluita liittyen verkkosivuston aktiviteetteihin ja Internetin käyttöön.

Google voi myös luovuttaa tiedot kolmansille osapuolille, jos laki velvoittaa siihen, tai jos kolmas osapuoli käsittelee tietoja Googlen puolesta.

Google ei yhdistä käyttäjän IP-osoitetta muihin tietoihinsa. Evästeiden käytön voi estää selaimen asetuksista, mutta tällöin verkkosivujen toiminnallisuudessa voi olla puutteita.

Käyttämällä tätä verkkosivustoa hyväksytte, että Google käsittelee henkilötietojanne edellä kuvatulla tavalla ja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Google Tag Manager

Google Tag Manageria käytetään Web-sivuston tagien (tunnusten) hallinnointiin. Google Tag Manageria käytettäessä ei suoraan tallenneta evästeitä eikä kerätä henkilökohtaisia tietoja. Tämä työkalu aktivoi muita palveluja, jotka keräävät tietyissä tapauksissa tietoja. Google Tag Manager ei itse käytä näitä tietoja.

Hotjar

Hotjar on palvelu, jonka avulla sivuston hallitsija pystyy seuraamaan käyttäjän tekemiä liikkeitä verkkosivulla. Evästeitä Hotjar käyttää estääkseen käyttäjän liikkeiden uudelleen tallentamiseen.

Chat-palvelut

Sivustoilla olevat Giosg Chat-palvelut keräävät kävijän IP-osoitetietoja sekä käyttää evästeitä palvelun tuottamiseen.

SendGrid sähköpostien lähetyspalvelu

Sivustolla olevien lomakkeiden lähettämiseen sähköpostiin käytetään SendGrid palvelua. Seuraamme lähetettyjen sähköpostien välittämistä tämän työkalun avulla. Lisätietoa SendGrid sähköpostipalvelusta https://sendgrid.com.

Miten käsittelemme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi tietosuoja-asetuksen noudattaen oikeuksiasi ja vapauksiasi kunnioittavalla tavalla. Huolehdimme siitä, että tietosuojaperiaatteita noudatetaan kaikissa henkilötietojen käsittelyvaiheissa.

Tietojasi käsittelevät vain ne TECA Oy:n tai sen kumppaneiden työntekijät, joilla on oikeus henkilötietojen käsittelyyn. Olemme varmistaneet henkilöstön tietoturvatietoisuuden ja osaamisen jatkuvilla koulutuksilla ja ajantasaisilla ohjeilla.

Henkilötietojasi voidaan käsitellä useissa eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko TECA Oy:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia.

Lisätietoja:

Kumppaneiden kanssa meillä on voimassa olevat tietoturva-asetuksen mukaiset sopimukset. Niiden mukaisesti olemme saaneet henkilötietojen käsittelijöiltä riittävät takeet siitä, että niiden suorittama henkilötietojen käsittely täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Henkilötietojen käsittelyn yhteydessä olemme toteuttaneet tietosuojaperiaatteiden täytäntöönpanoa varten asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet. Teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä tarkoitetaan suojatoimenpiteitä kuten esimerkiksi henkilöstön koulutusta, henkilöstölle annetut ohjeita ja määräyksiä, salassapitositoumuksia, tilavalvontaa, omavalvonnan kautta tapahtuvaa käytönvalvontaa, tietojärjestelmien tietoturvaa, tietojen salausta, tietojen anonymisointia, tietojen pseudonymisointia, auditointeja, etäkäyttöyhteyksiä, teknisiä rajoituksia, tarkastus- ja valvontajärjestelmiä, tietotilinpäätösprosessia, käytännesääntöjen sekä sertifikaattien käyttöönottoa.

Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

TECA Oy ostaa tiettyjä henkilötietojen käsittelypalveluita kumppaneilta. Olemme valinneet kumppaneiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat hyvää henkilötietojen käsittelytapaa asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla sekä täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset ja pystyvät huolehtimaan sinun oikeuksien toteutumisesta.

Kaikki kumppaneiden kanssa on kirjallinen sopimus, jossa on määritelty henkilötietojen käsittelyn kohde, tarkoitus ja kesto sekä sovittu käsiteltävät henkilötiedot.

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti EU:n ja ETA:n sisällä.

Kuinka pitkään säilytämme henkilötietosi?

Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Pääasiallisena ohjenuorana pidämme 2 vuoden säilytysaikaa.

Pyrimme pitämään hallussamme olevat henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina poistamalla tarpeettomia tietoja sekä päivittämällä vanhentuneita tietoja.

Sinun oikeutesi asiakkaana

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisua sekä rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon poistoa.

Sinulla on oikeus myös kieltää tietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin sekä markkinatutkimuksiin ja mielipidekyselyihin joko ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai poistamalla itsesi postituslistalta käyttäen ”Unsubscribe” linkkiä.

Sinulla on oikeus saada ilmoitus henkilötietojesi tietoturvaloukkauksesta

Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Esitäthän henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedustelut ja pyynnöt ensisijaisesti TECA Oy:lle.

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

TECA Oy
Tiilitie 6 A
FIN-01720 Vantaa
Puh. +358 29 006 270
asiakaspalvelu@teca.fi

2. Rekisteriasiat

Asiakaspalvelumme pyrkii vastaamaan parin arkipäivän kuluessa rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin.

3. Rekisterin nimi

TECA Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja TECA Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely verkkopalveluihin liittyviin tarkoituksiin, tutkimustoimintaan, TECA Oy:n mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaaminen asiakastietojen perusteella TECA Oy:n viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot asiakkaista:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelinnumero
• Yritys ja asema
• Yrityksen osoitetiedot

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri koostetaan TECA Oy:n asiakastietojärjestelmästä. Tietoja ylläpidetään hyödyntäen yleisesti saatavilla olevat internet-lähteet (esim. yrityksen omat kotisivut) sekä muut julkiset lähteet. Rekisteri sisältää myös asiakkaan itse antamia tietoja.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä ei luovuta Asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

8. Tietojen säilytys ja poistaminen

Säilytämme tietojasi vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Pääasiallisena ohjenuorana pidämme 2 vuoden säilytysaikaa.

Tiedot säilytetään vain EU/ETA-alueella.

Tietoja voidaan poistaa Asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. TECA Oy:n tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

10. Rekisteröidyn oikeudet (EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EU) 2016/679)

Sinun oikeutesi saada pääsy tietoihin

Tietosuoja-asetuksen mukaisen oikeuden nojalla sinulla on oikeus saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista. Pyynnön esittämiselle ei ole säädetty määrämuotoa. Tarvittaessa voimme pyytää sinulta lisätietoja, jotta voimme vahvistaa sinun henkilöllisyyden.

Jos sinä esität oikeutta koskevan pyynnön sähköisesti, niin me toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa. Lähtökohtaisesti pyyntöjen toteuttaminen on maksutonta, mutta voimme tietyin edellytyksin periä sinulta pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä suorittamista pyydettyä toimea.

Tietosuoja-asetuksessa aikaraja sinun esittämään pyyntöön reagoimiselle on yksi kuukausi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Sinun oikeutesi tietojen oikaisemiseen ja tulla unohdetuksi.

Tietosuoja-asetus takaa sinulle tietyin poikkeuksin oikeuden tietojesi oikaisemiseen sekä oikeuden tietojesi poistamiseen eli niin kutsutun oikeuden tulla unohdetuksi.

Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi, johon käsittely on perustunut. Tällöin voit esittää meille pyynnön poistaa sinua koskevat tiedot järjestelmistämme. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ole muuta laillista perustetta niin me poistamme tiedot.

Mikäli oikaistavia tai poistettavia tietojasi on kumppanimme hallussa, niin pyydämme häntä menettelemään vastaavasti.

Sinun oikeutesi siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Asetuksen mukaan sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Käytännössä sinulla on oikeus saada sinua koskevat henkilötiedot yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa ja toimittaa ne toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus edellyttää, että käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tehdään automatisoidusti.

Sinun oikeutesi vastustaa käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä. Sinulla on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun merkittävästi vastaavalla tavalla.

Sinulla on oikeus saada ilmoitus henkilötietojesi tietoturvaloukkauksesta.

Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme (asiakaspalvelu@teca.fi).